آموزش ساخت فرم ثبت نام آنلاین: هشت قدم، از فیلدها تا کد رهگیری
فرم ثبت‌نامی که ظرفیت را درست نگه دارد، کد ملی و موبایلِ غلط نگیرد، به ثبتنامکننده کد رهگیری بدهد و فهرستِ مرتبی در اکسل تحویل بدهد. سه تصمیمِ پیش از ساخت، فیلدهای لازم برای هر نوع ثبتنام، هشت قدمِ ساخت، اشتباه‌های رایج و چک‌لیستِ پیش از انتشار.
فرم ثبت‌نامِ آنلاین در ظاهر ساده است: چند فیلد و یک دکمه. دردسرها بعد پیدا میشوند: کلاسی که بیست نفرِ اضافه ثبتنام کرده، فهرستی که نیمی از کدهای ملی‌اش غلط است، ثبت‌نام‌کننده‌ای که نمی‌داند ثبتنامش قبول شد یا نه، و اکسلی که باید ساعت‌ها دستی تمیز شود. این راهنما فرم را از روی همین دردسرها می‌سازد. اگر عجله دارید، خلاصه‌اش این است:
- ظرفیت، مهلت و روشِ تأیید را پیش از ساخت روشن کنید.
- فقط فیلدهایی را بپرسید که واقعاً به کار می‌برید و برای کد ملی و موبایل فیلدِ مخصوص بگذارید.
- ظرفیت را روی کلِ فرم یا روی هر گزینه ببندید، کد رهگیری را روشن کنید و فرم را پیش از انتشار روی گوشی امتحان کنید.
برای ساختنِ خودِ فرم با قالب‌های آماده، صفحهی فرم ثبت نام آنلاین را ببینید؛ این‌جا روش را قدم‌به‌قدم می‌گوییم.
پیش از ساخت: سه تصمیم
- ظرفیت و مهلت. چند نفر جا دارید و تا کِی ثبتنام باز است؟ اگر سانس، کارگاه یا کلاسِ جدا دارید، ظرفیتِ هر کدام چقدر است؟ این عددها تعیین می‌کنند ظرفیت را روی کلِ فرم ببندید یا روی هر گزینه.
- ثبتنام خودکار قبول است یا بررسی می‌خواهد؟ برای همایشِ رایگان معمولاً ثبت همان قبول است؛ برای پذیرشِ مدرسه یا عضویتِ انجمن کسی باید مدارک را ببیند و تأیید یا رد کند.
- پول می‌گیرید یا نه؟ اگر بله، مبلغ ثابت است یا به انتخاب‌ها بستگی دارد (تعداد جلسه، همراه، سرویس)؟ و پول باید پیش از ثبت پرداخت شود یا بعد از تأیید؟
فیلدهای لازم برای هر نوع ثبتنام
هر فیلدِ اضافه نرخِ تکمیل را پایین می‌آورد. این جدول حداقلِ لازم را برای ثبت‌نام‌های رایج نشان میدهد؛ ستونِ آخر قالبِ آماده‌ای است که همین فیلدها را دارد:
| نوع ثبتنام | فیلدهای ضروری | اختیاری ولی مفید | قالب آماده |
|---|---|---|---|
| کلاس و دوره‌ی آموزشی | نام، موبایل، دوره یا سطح، سانس | کد ملی (برای گواهی)، سابقه، روش آشنایی | ثبتنام دوره‌ی آموزشی |
| همایش و رویداد | نام، موبایل یا ایمیل، حضوری یا آنلاین | سازمان، سمت، کارگاه‌ها، همراه، نیاز غذایی | ثبتنام رویداد |
| مسابقه و تورنمنت | نام فرد یا تیم، رده‌ی سنی، موبایل، پذیرش قوانین | مدارک، اعضای تیم، مربی | ثبتنام مسابقات ورزشی |
| عضویت در انجمن یا باشگاه | نام، کد ملی، موبایل، نوع عضویت | مدرک، سابقه، معرف | درخواست عضویت در انجمن |
| مهدکودک و مدرسه | نام و تاریخ تولد کودک، نام و موبایل ولی، پایه یا گروه سنی | سرویس، حساسیت‌ها، تحویل‌گیرنده‌ی مجاز | ثبتنام مهدکودک و پیش‌دبستانی |
کد ملی را فقط وقتی بپرسید که لازمش دارید، مثلاً برای صدورِ گواهی یا جلوگیری از ثبت‌نامِ تکراری؛ پرسیدنِ بی‌دلیلِ کد ملی هم پاسخ‌دهنده را بدبین میکند و هم مسئولیتِ نگهداری‌اش با شماست.
ساخت فرم ثبت نام آنلاین در پرسینو، قدم‌به‌قدم
قدم ۱ — از قالب یا صفحهی خالی شروع کنید
یکی از قالب‌های ثبتنام را بردارید و فیلدهایی را که لازم ندارید پاک کنید؛ معمولاً سریع‌تر از ساختن از صفر است. ساخت و انتشارِ فرم رایگان است.
قدم ۲ — برای هر داده فیلدِ درست بگذارید
کد ملی را در فیلدِ «کد ملی» بپرسید که رقمِ کنترلی را همان لحظه بررسی میکند و صفرِ اول را نگه می‌دارد؛ موبایل را در فیلدِ «موبایل» که ارقامِ فارسی و انگلیسی را یکی میکند؛ تاریخ تولد را با تقویم شمسی؛ استان و شهر را با فیلدِ دومرحله‌ای. همین چهار انتخاب بیشترِ تمیزکاریِ بعدی را حذف می‌کنند. چرایی‌اش را در اعتبارسنجی کد ملی در فرم و شماره موبایل ایرانی در فرم نوشته‌ایم.
قدم ۳ — با منطق شرطی فرم را کوتاه کنید
کسی که «آنلاین» را انتخاب میکند به سؤالِ نیازِ غذایی نیاز ندارد؛ کسی که همراه ندارد نباید فیلدهای همراه را ببیند. با شرطِ «اگر … آنگاه نشان بده» هر نفر فقط سؤال‌های خودش را میبیند و فرمِ بلند برای هیچ‌کس بلند به نظر نمی‌رسد.
قدم ۴ — ظرفیت را ببندید
- سقفِ کلِ فرم: با رسیدن به تعدادِ مشخص، فرم بسته میشود و پیامی را که خودتان نوشته‌اید نشان میدهد.
- ظرفیتِ هر گزینه: مثلاً سانسِ صبح ۲۰ نفر و عصر ۱۵ نفر؛ گزینهی پرشده دیگر انتخاب نمی‌شود و باقی‌مانده‌ی ظرفیت را هم می‌توانید نشان دهید.
- سهمیه: مثلاً حداکثر ۵۰ نفر از یک شهر یا یک دانشکده.
ظرفیت در پرسینو اتمی نگه داشته میشود: اگر دو نفر هم‌زمان روی آخرین جای خالی بزنند، فقط یکی ثبت میشود. چرا این مهم است را در ثبتنام رویداد: ظرفیت، لیست انتظار و کسانی که نمی‌آیند ببینید.
قدم ۵ — جلوی ثبت‌نامِ تکراری را بگیرید
«هر نفر یک بار بر اساس مرورگر» ساده‌ترین راه است ولی با عوض‌کردنِ مرورگر دور زده میشود. اگر کد ملی یا کد دانشجویی می‌پرسید، «یک پاسخ برای هر کد» را روی همان سؤال بگذارید تا یک کد دو بار ثبت نشود، از هر دستگاهی. تأییدِ پیامکیِ موبایل هم در بسته‌ی «کسب‌وکار» هست: تا ثبتنامکننده کدِ پیامک‌شده را وارد نکند، ثبت انجام نمی‌شود.
قدم ۶ — اگر هزینه می‌گیرید، پرداخت را داخلِ فرم بگذارید
مبلغ را ثابت بگذارید یا با فیلدِ محاسباتی از روی انتخاب‌ها (تعداد جلسه، همراه، سرویس) حساب کنید. پرداخت با درگاهِ زرین‌پال یا زیبالِ خودتان انجام میشود و پول مستقیم به حسابِ شما می‌رود؛ ثبتنام فقط وقتی «پرداخت‌شده» میشود که سرور تراکنش را از خودِ درگاه تأیید کند. انتشارِ فرمِ پرداختی بسته‌ی «حرفه‌ای» یا بالاتر می‌خواهد؛ جزئیات در راهنمای پرداخت آنلاین است.
قدم ۷ — بعد از ثبت، ثبتنامکننده را بی‌خبر نگذارید
کد رهگیری را روشن کنید تا هر ثبتنام کدی یکتا، مثل TRK-1405-00001، بگیرد و همان لحظه ببیند. ثبتنامکننده بعداً در صفحهی پیگیری کد رهگیری وضعیتش را میبیند؛ اگر ثبتنامها بررسی میشوند، با گردش کار (در بسته‌ی «کسب‌وکار») نتیجهی هر مرحله همان‌جا دیده میشود. رسیدِ ایمیلی برای ثبتنامکننده و اعلانِ هر ثبتنام برای خودتان را هم روشن کنید. راهنمای کامل در کد رهگیری است.
قدم ۸ — منتشر کنید و فهرست را بگیرید
لینکِ کوتاه را در پیامرسانها بفرستید، QR را روی پوستر چاپ کنید یا فرم را با iframe در سایتتان بگذارید. فهرستِ ثبتنامها را هر وقت خواستید اکسل بگیرید؛ تاریخ‌ها شمسی و میلادی می‌آیند و استان و شهر در دو ستونِ جدا.
هفت اشتباهِ رایج در فرم ثبتنام
- پرسیدنِ همه‌چیز. نشانیِ کامل برای یک وبینارِ رایگان لازم نیست. هر فیلد را با این پرسش بسنجید: «اگر نپرسم، چه چیزی را از دست می‌دهم؟»
- کد ملی در فیلدِ متنیِ ساده. نتیجه‌اش کدهای نُه‌رقمی، ارقامِ قاطی و کدهای ساختگی است.
- ظرفیتی که با دست شمرده میشود. تا شما فرم را ببندید، چند نفرِ اضافه ثبت شده‌اند.
- بی‌خبری پس از ثبت. ثبت‌نام‌کننده‌ای که پیامِ روشن و کد رهگیری نگیرد، دوباره ثبتنام میکند یا تماس می‌گیرد.
- یک فرم برای همه. وقتی سؤال‌ها به انتخاب‌ها بستگی دارند، منطقِ شرطی بگذارید، نه یادداشتِ «اگر آنلاین هستید این را خالی بگذارید».
- تاریخ میلادی یا فیلدِ متنی برای تاریخ. تاریخ تولدی که هر کس به شکلی نوشته، در اکسل مرتب نمی‌شود.
- امتحان‌نکردن روی گوشی. بیشترِ ثبتنامها با گوشی انجام میشود؛ فرم را پیش از انتشار یک بار خودتان با گوشی پر کنید.
چک‌لیستِ پیش از انتشار
- عنوانِ فرم می‌گوید ثبت‌نامِ چه چیزی است و تا کِی باز است.
- فیلدهای کد ملی، موبایل و تاریخ از نوعِ مخصوصِ خودشان‌اند.
- سقفِ ظرفیت و پیامِ «ظرفیت تکمیل شد» تنظیم شده است.
- اگر ثبت‌نامِ تکراری مهم است، «یک پاسخ برای هر کد» یا تأییدِ موبایل روشن است.
- کد رهگیری و پیامِ صفحهی پایانی روشن و دقیق‌اند.
- فرم یک بار روی گوشی و یک بار روی رایانه پر و خروجیِ اکسلش دیده شده است.
- ثبت‌های آزمایشی پیش از انتشارِ اصلی پاک شده‌اند.
پرسش‌های پرتکرار
ساخت فرم ثبت نام آنلاین هزینه دارد؟
ساخت و انتشارِ فرم، سقفِ ظرفیت، کد رهگیری و خروجیِ اکسل در حسابِ رایگانِ پرسینو هست. تأییدِ پیامکیِ موبایل، گردش کارِ تأیید و رزرو نوبت در بسته‌ی «کسب‌وکار» و پرداختِ آنلاین از بسته‌ی «حرفه‌ای» به بالا هستند؛ سقفِ پاسخِ هر بسته در صفحهی قیمت‌ها آمده است.
ثبتنامکننده باید حساب کاربری بسازد؟
نه. فقط لینک را باز میکند و فرم را پر میکند؛ حساب فقط برای سازندهی فرم لازم است.
وقتی ظرفیت پر شد چه میشود؟
اگر سقف روی کلِ فرم باشد، فرم بسته میشود و پیامِ شما را نشان میدهد. اگر ظرفیت روی گزینهها باشد، فقط گزینهی پرشده از دسترس خارج میشود و بقیه باز میمانند.
ثبتنامکننده چطور میفهمد ثبتنامش قبول شده است؟
بلافاصله پس از ثبت، کد رهگیری و پیامِ صفحهی پایانی را میبیند و اگر رسیدِ ایمیلی را روشن کرده باشید، ایمیلش هم میرسد. اگر ثبتنامها بررسی میشوند، نتیجهی بررسی را با همان کد در صفحهی پیگیری میبیند.
میتوانم فرم ثبتنام را در سایت خودم بگذارم؟
بله؛ با iframe داخلِ صفحه، یا بهصورتِ پاپآپ و دکمهی شناور. لینکِ کوتاه و QR هم برای پیامرسانها و پوستر آماده است.
آماده‌اید؟ قالب‌های ثبتنام و تنظیم‌های ظرفیت و رهگیری در صفحهی فرم ثبت نام آنلاین کنار هم آمده‌اند؛ برای فرم‌های دیگر هم فرم ساز آنلاین را ببینید.